Kao u rubrici vjerovali ili ne, mnoštvo ljudi još uvijek ne zna kako se piše poslovni mail i kako se u njemu zapravo obraća osobi kojoj je mail upućen. Prvi dojam je često najvažniji, i malo tko će vam dati šansu nakon što pogriješite. A u korespondenciji možete pogriješiti na toliko mnogo načina da ni sami niste svjesni.
Ako radite u tvrtki ili bilo gdje ste obavezni slati i odgovarati na mailove, bez obzira u kojem obujmu to radili, znate koliko krivi ton može utjecati na profesionalan odnos, i to dugotrajno.
Kada i vi sami otvorite nečiji mail, već u prvim trenucima formirate mišljenje o pošiljatelju. Je li ta osoba profesionalna? Je li vrijedna pažnje?
Je li prešla neki nevidljivi prag, a koji nije smjela prijeći?
I vi ste sami čitali mailove, profesionalne, newslettere, prodajne mailove i spamove pa i sami znate kako je prvi red maila često postavlja ton i reakciju.
Početak maila treba biti odmah privući pažnju primatelja.
U našoj vječnoj potrazi za istinom, pronašli smo i podatak kako osoba u prosjeku primi oko 120 mailova. Sad, to ovisi o tome gdje je zaposlena, ali ovo se navodi kao prosjek...
I sad, koji će mail ostati u pamćenju? Onaj koji je pristojan, zanimljiv i nije prešao onu neku granicu sa “dragi/draga” u prvom kontaktu.
Uvijek je dobro započeti mail s nečim što je relevantno za primatelja – to može biti referenca na prethodnu komunikaciju, spominjanje zajedničkog poznanstva ili jednostavno direktno navođenje razloga zbog kojeg pišete.
Ako je primatelj odmah uvučen u temu, veća je vjerojatnost da će nastaviti čitati s interesom.
Uvijek se potrudite personalizirati uvod, pokazati da ste uložili trud i razmislili o komunikaciji, umjesto da koristite generičke fraze koje zvuče kao copy-paste.
Neke fraze su već toliko iskorištene da izgledaju usiljeno, kao "Nadam se da ste dobro" ili "Pišem vam u vezi s".
Umjesto toga, budite specifični i usmjereni.
Nešto kao “Znam, već ste navikli generičke mailove – ali mi radije biramo humaniji pristup”.
Isto tako, pokušajte izbjegavati klišeje, i neka vaš mail bude zanimljiv.
Formalan ton u poslovnim mailovima nije samo pitanje bontona, nego pomaže uspostaviti i održati profesionalne granice.
U situacijama kada prvi put komunicirate s nekim ili kada se obraćate osobi na višem položaju, formalan ton je uvijek dobar (i jedini) izbor.
Dakle, ako nismo bili dovoljno jasni to bi bilo Vi (sa velikim V).
Korištenje imena primatelja u poslovnim mailovima može pridonijeti osobnijem tonu komunikacije, ali odmjereno.
Važno je znati kada je prikladno koristiti ime, a kada titulu. Ako ste u bliskom odnosu s primateljem ili ako je kontekst neformalan, ime je dobar izbor.
Neformalan ton ne znači kako ne biste trebali biti profesionalni.
I dalje je važno biti jasan, pristojan i poštivati osnovna pravila poslovne komunikacije. Pokušajte izbjeći previše kolokvijalnih izraza ili emotikona, kako biste zadržali profesionalni dojam.
Iako po novome, emotikoni su dobrodošli, ali naravno u nekoj “profesionalnoj”, odmjerenoj dozi. I definitivno nikada na prvu s osobama s kojim prvi put ulazite u komunikaciju.
(Nekada se na njih gledalo sa prijekorom, ali danas je normalno nakon nekog vremena ubaciti i pokoji smajlić).
Personalizacija je već učinkovit alat za povećanje angažmana.
Kada primatelj vidi kako ste se potrudili prilagoditi mail upravo njemu, kad vidi svoje ime, osjećat će se cijenjeno i biti skloniji odgovoriti.
Personalizirani mailovi imaju veću stopu otvaranja, ali što je bitnije – i odgovaranja.
Pa ako ste se pitali trebate li personalizirati mailove – odgovor je uvijek potvrdan.
Primjeri personaliziranih uvodnih rečenica mogu uključivati nešto poput: "Nadam se kako ste uživali na našoj konferenciji prošlog tjedna, Marija" ili "Ivane, bilo mi je drago što smo mogli razgovarati o vašem projektu".
(I da, Marija i Ivan su najpopularnija hrvatska imena prema zadnjem popisu stanovništva).
Ove rečenice pokazuju kako ste obraćali pažnju na Mariju i Ivana kao osobe i kako vam je stalo do daljnjeg razvoja odnosa.
Personalizirani uvodi u zapravo vrlo jednostavan početak komunikacije, ali imaju snažan učinak na percepciju primatelja.
Sažimanje bitnih informacija je vještina koju trebate naučiti, jer ju je odlično imati i koja će poboljšati učinkovitost vaših poslovnih mailova.
Jedna od tehnika je KISS princip (Keep It Simple, Stupid ili pristojna verzija Keep It Super Simple).
Ova tehnika, koja se najviše odnosi na dizajn, ali se može primijeniti i u svemu ostalome, kaže kako trebate izbjegavati nepotrebne komplikacije.
KISS bi u komunikaciji značio kako trebate koristiti jasne i precizne rečenice koje izravno prenose vašu poruku. Ako postoji mogućnost, koristite aktivni glas umjesto pasivnog kako biste smanjili broj riječi i povećali jasnoću.
Koristite i bullet points za naglašavanje važnih detalja. Osoba kojoj čita će takav tip sadržaja biti jasniji i jednostavniji za čitanje. A ako u njima prenesti i bitne stavke mail, čitatelj će moći brzo “skenirati” mail ili pohvatati najvažnije informacije kao što je popis zadataka ili glavne prednosti proizvoda ili usluge.
Ponekad je teško izbjeći davati previše podataka u mailu, jer vama je za vaše poslovanje vjerojatno sve bitno.
Ipak, nakon što napišete mail izbacite iz njega sve nepotrebne informacije, budite jasni i precizni.
Izbjegavajte ponavljanje informacija ili nepotrebne detalje.
Fokusirajte se na bitno i uvijek imajte na umu cilj vašeg maila.
Ako informacije nisu direktno povezane s vašom porukom ili ciljem, bolje ih je izostaviti. Potrudite se da svaka vaša rečenica donosi vrijednost onome tko čita.
Prije nego što napišete “LP" i zaključite vaš mail, trebate jasno navesti što očekujete od osobe kojoj ste mail poslali tj. od primatelja.
Poziv na akciju (CTA) može biti jednostavan poput "Molim Vas, javite mi do petka" ili složeniji, poput "Bilo bi mi drago dogovoriti sastanak idući tjedan kako bismo razgovarali o detaljima”.
Ili još bolje - link na vaš kalendar sa “Rezervirajte termin koji vam odgovara”.
Što je CTA nego sredstvo s kojim vi vodite komunikaciju prema željenom ishodu, a primatelj zna koji mu je idući korak.
I ako je iako moguće u završetku svog maila izbjegavajte “LP” i upotrijebite izraze kao "Hvala Vam na vremenu i pozornosti".
Tako pokazujete kako cijenite primateljevo vrijeme i trud te ga potičete na daljnju komunikaciju.
Završne (pozdravne) rečenice trebaju biti pozitivne i motivirajuće te ostavljati dobar dojam na kraju vašeg maila.
I još jedno – prije nego pošaljete mail pročitajte ga još jednom – je li to mail kojeg biste vi sami htjeli primiti/pročitati?
Obavezno provjerite gramatiku, jer je vama, koji ste upoznati sa sadržajem, lako napraviti propust u vidu tipfelera ili nejasne rečenice. Ako niste u mogućnosti lektorati mail, znajte kako većina mail platformi ima već unaprijed ugrađene provjere pravopisa i gramatike. A ako vam treba dodatna pomoć, možete koristiti alate kao što su Grammarly i QuillBot.
Ipak nemojte se u potpunosti oslanjati na tehnologiju – ljudska provjera je i dalje nezamjenjiva. Jednostavno dajte kolegi neka pročita mail i kaže vam gdje ste što propustili ili imate viška.
Nakon što ste poslali svoj mail, pretpostavljamo kao bi htjeli i odgovor na njega.
Ako niste dobili odgovor na važan mail, pošaljite ljubazan podsjetnik tzv. follow-up nakon nekoliko dana.
U follow-up mailu možete napisati nešto poput "Samo sam htio provjeriti jeste li imali priliku pogledati moj prethodni mail".
Ovo pokazuje kako ste zainteresirani i angažirani, ali bez nametanja. Pokušajte ne čekati predugo sa slanjem follow-upa, kako biste zadržali momentum.
Ako odgovora i dalje nema ili sumnjate kako vaš mail nije stigao do primatelja, provjerite ima li grešaka u adresi ili možda tehničkih problema.
Također možete koristiti opciju za potvrdu primitka maila, ali imajte na umu kako ljudi inače smatraju ovu opciju previše invazivnom.
Ako se radi o zaista važnoj komunikaciji, možda je najbolje povratno nazvati ili koristiti CRM sustav koji vam javlja kada je primatelj otvorio vaš mail.
Svaka riječ koju napišete, ton koji odaberete i način na koji strukturirate rečenice šalje određenu poruku o vama – i to mnogo prije nego što vas ljudi upoznaju uživo.
Pogreška u tonu kojim komunicirate ili pogrešno obraćanje može učiniti samo jedno - uništiti priliku koju niste ni dobili.
Ali pažljivo sročen mail, s jasnom porukom, personaliziranim detaljima i profesionalnim zaključkom, otvara mnoga vrata.
Na kraju, poslovni odnosi, poput bilo kojih drugih odnosa, se grade na povjerenju i međusobnom poštovanju.
Vaš mail može biti prvi korak u stvaranju tih temelja, ali nemojte brzati.
Dvaput provjerite je li vaš mail točno onakav kakvog bi i sami htjeli dobiti i otvoriti (pa i pročitati) – jasan, pristojan i usmjeren prema cilju.
I zapamtite – dobar mail ne završava s "LP", nego s osjećajem da ste učinili nešto vrijedno, bilo to rješavanje problema, pokretanje novog posla ili samo ostavljanje dojma kako ste baš vi osoba na koju se može računati...
Koja je razlika između prosječnog maila kojeg nitko neće otvoriti i izvrsnog maila?
U detaljima.
Trebate pomoć u slanju mailova, mailing liste ili čak i oko svog newslettera?
Javite nam se i pomoći ćemo vam složiti mail koji će imati nikad bolju stopu otvaranja.