Svaki korak prema boljoj organizaciji i efikasnosti donosi dugoročne koristi. Budite dosljedni, prilagodljivi i uvijek otvoreni za učenje novih tehnika. Vaše vrijeme je dragocjeno – koristite ga mudro!
Znate li na što točno “potrošite” svoj radni dan?
Prvi korak prema pametnom upravljanju vremenom je detaljna analiza vašeg radnog dana.
Zabilježite sve aktivnosti koje obavljate tijekom radnog vremena, od provjere mailova do sastanaka.
Važno je identificirati na što najviše trošite vremena.
To mogu biti česte provjere mailova, oni sastanci koji su trebali zapravo i biti mail ili (prekomjerno) korištenje društvenih mreža.
Kako biste dobili točan uvid u vaše navike, najbolje vam je koristiti aplikacije za praćenje vremena, kao što su Focus@Will, Clockify ili Toggl.
Nakon analize podataka, možete otkriti gdje nepotrebno trošite vrijeme i gdje imate prilike za poboljšanje.
Kako biste ih smanjili ili eliminirali te “glavne potrošače” možete postaviti termine za provjeru mailova te ili ograničiti ili potpuno izbaciti društvene mreže.
Ipak, nemojte ići u krajnost - postavite realne ciljeve za svaki radni dan, ako želite kako biste učinkovito upravljali svojim vremenom.
Vaši bi ciljevi trebali biti SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-related) tj. specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski ograničeni.
Postavljanje prioriteta je vještina, a zahtijeva praksu. Ipak, morate znati jasno odrediti što treba odmah obaviti, a što može pričekati.
Metode upravljanja vremenom koje možete koristiti su:
ABC analiza je metoda upravljanja zadacima koja pomaže u postavljanju prioriteta temeljenih na njihovoj važnosti i hitnosti. Zadaci se dijele u tri kategorije:
Pareto princip, također poznat kao pravilo 80/20, dobio je ime po talijanskom ekonomistu Vilfredu Paretu. On je uočio da je 80% bogatstva u Italiji u vlasništvu 20% populacije. Taj se princip kasnije pokazao višestruko primjenjivim, i u životu i poslovanju.
Osnovna ideja Pareto principa je da mali broj uzroka često doprinosi većini rezultata.
Evo kako možete primijeniti Pareto princip u svakodnevnom radu:
Primjer: Zamislite da radite na projektu koji uključuje deset različitih zadataka. Korištenjem Pareto principa, možete analizirati koje od tih zadataka donose najveću vrijednost. Možda otkrijete da dva od tih zadataka donose 80% rezultata. Umjesto ravnomjernog raspoređivanja svog vremena na svih deset zadataka, možete se usredotočiti na ta dva ključna zadatka i te na njihovo obavljanje na najbolji mogući način.
Eisenhowerovu matricu, poznatu i kao matricu hitnosti i važnosti, razvio je bivši američki predsjednik Dwight D. Eisenhower.
Ova matrica pomaže u kategoriziranju zadatka, što omogućava bolje donošenje odluka i povećanje produktivnosti.
Matrica se sastoji od četiri kvadranta koji dijele zadatke na temelju dva kriterija: hitnost i važnost. Evo kako izgleda svaki kvadrant:
Eisenhowerovu matricu možete koristiti tako da:
Dalje, djelujte prema kvadrantima:
Kombinirajte Eisenhowerovu matricu s Pareto principom za maksimalnu učinkovitost. Usredotočite se na zadatke koji spadaju u kvadrant II, a koji čine onih ključnih 20% zadataka koji donose 80% rezultata. Ova kombinacija osigurava rad na važnim zadacima, i to na onima koji imaju najveći utjecaj.
Kreiranje učinkovitog dnevnog plana počinje postavljanjem jasnih ciljeva za taj dan.
Podijelite velike zadatke na manje, korake kojima možete upravljati i rasporedite ih u vremenske blokove. Postavite i vremenska ograničenja za svaki zadatak, jer to pomaže u održavanju fokusa i sprječavanju odugovlačenja.
Iskoristite prednosti digitalnih alata i kalendara kao što su Google Calendar, Trello, Asana ili Notion. Pomoću njih ćete jednostavnije planirati, pratiti i organizirati svoje zadatake.
Obavezno postavite podsjetnike, kako bi izbjegli zaboravljanje važnih zadataka.
Blokiranje vremena (time blocking) je tehnika gdje unaprijed određujete određene vremenske blokove za rad na ključnim zadacima, s potpunom koncentracijom i bez ometanja.
Na primjer, možete rezervirati jutarnje sate za rad na projektima koji zahtijevaju najviše koncentracije, dok popodne možete posvetiti sastancima i administraciji.
Distrakcije su jedan od glavnih neprijatelja produktivnosti. Identificirajte vaše najčešće distrakcije na poslu, bilo to bučno radno okruženje, obavijesti s društvenih mreža ili neočekivani upadi kolega. Čim osvijestite koje su točno te distrakcije, napravili ste prvi korak prema njihovom smanjenju.
Emailovi i alati/aplikacije za komunikaciju mogu biti veliki uzroci prekida u radu. Možete postaviti određeni termin u danu (ili više njih) za provjeravanje emailova i odgovaranje na poruke. Koristite filtere i oznake za organizaciju emailova te onemogućite nepotrebne obavijesti kako biste smanjili broj prekida.
Kvalitetno upravljanje vremenom podrazumijeva i stvaranje optimalnog radnog okruženja je također važno kako bi minimizirali ometanja. Koristite slušalice za poništavanje buke, postavite jasan raspored rada te komunicirajte s kolegama kada ćete biti u potpunom fokusu i ne želite biti ometani.
Tehnika Pomodoro je metoda upravljanja vremenom koju je razvio Francesco Cirill, a ogućujućava efikasno obavljanje zadataka kroz kratke, fokusirane radne periode.
Radi se u intervalima od 25 minuta, poznatim kao "pomodori", nakon čega slijedi kratka pauza od 5 minuta.
Nakon četiri takva pomodora, uzima se duža pauza od 15-30 minuta. Ova tehnika pomaže u održavanju fokusa, smanjuje umor i povećava produktivnost.
Deep Work tehnika, koju je popularizirao Cal Newport, je sposobnost fokusiranog rada na kognitivno zahtjevnim zadacima bez ometanja. Cilj je postići maksimalnu produktivnost i kvalitetu rada.
Glavni segmenti Deep Work tehnike:
Važno je znati upravljati svojom energijom. Trebate prepoznati kada je tijekom dana imate najviše i usmjerite to vrijeme na najvažnije zadatke.
Planirajte manje zahtjevne zadatke za vrijeme kada je vaša koncentracija niža.
Kratki odmori tijekom radnog dana pomažu u povećanju koncentracije i sprječavanju burnouta.
Iskoristite pauze za kratke šetnje ako je to moguće, ili čak i istezanje ili meditaciju, kako biste se vratili na radno mjesto s "napunjenim baterijama”.
Između ostalog, redovita hidratacija, zdrava prehrana i dovoljno sna također su važni za održavanje visoke razine energije.
Iako multitasking može djelovati kao produktivna metoda, istraživanja pokazuju suprotno.
Prebacivanje s jednog zadatka na drugi smanjuje vašu ukupnu učinkovitost i povećava vrijeme potrebno za dovršavanje zadataka. Također povećava razinu stresa i umora, što dugoročno negativno utječe na vašu produktivnost.
Kako se koncentrirati na jedan zadatak?
Fokus na jedan zadatak odjednom, poznat je kao monotasking.
Trebate stvoriti okruženje koje podržava takav rad, koristeći tehnike kao što su Pomodoro ili Deep Work.
Potpunu koncentraciju i efikasnost ćete postići samo ako postavite jasne ciljeva i vremenska ograničenja za svaki radni zadatak.
Bill Gates i Warren Buffett su poznati su po svom monotaskingu, fokusu na jedan zadatak istovremeno. Njihov uspjeh dijelom proizlazi iz sposobnosti da se posvete jednoj stvari i dovedu je do savršenstva prije prelaska na sljedeću.
Delegiranje je također neophodno za učinkovito upravljanje vremenom.
Identificirajte zadatke koji vam nisu od neposredne važnosti (nisu vam važni ili čak i nisu u opisu vašeg posla) i mogu se povjeriti drugima.
Efektivna komunikacija unutar tima je temelj uspjeha. Trebate jasno definirati zadatke, očekivanja i rokove.
Povjerenje među članovima tima gradi se kroz dosljednu komunikaciju i podršku, a za rezultat ima bolji timski rad i veću produktivnost.
Postoje brojni alati koji mogu olakšati rad unutar tima (Trello, Asana, Slack, Microsoft Teams i Notion) te značajno poboljšati učinkovitost i koheziju tima.
Stres je čest pratilac rada, ali postoje tehnike koje mogu pomoći u njegovom smanjenju. Redovita tjelesna aktivnost, meditacija, vođenje dnevnika i provođenje vremena s onima koje volite, mogu značajno smanjiti razinu stresa.
Redovita aktivnost ne samo da poboljšava vaše fizičko zdravlje, već i mentalno.
Hobiji koji vas vesele su odličan način za opuštanje i punjenje baterija.
Da zaključimo, pametno upravljanje vremenom na poslu podrazumijeva:
Primijenite neku od strategija u svom radnom danu i pratite kako se vaša produktivnost (ali i osobno zadovoljstvo) povećavaju.
Uostalom, eksperimentirajte s različitim tehnikama i prilagodite ih svojim specifičnim potrebama i radnom okruženju.
I još nešto nismo spomenuli, a izuzetno je bitno - postavite jasne granice između poslovnog i privatnog života. Organizirajte si radno vrijeme i pridržavajte se toga.
Naučite i reći "ne" kada je potrebno kako biste zaštitili svoje privatno vrijeme, a posljedično i sebe.
I zapamtite, upravljanje vremenom je neprekidno putovanje.